Tomada de decisão por consenso

Transcrevo aqui as anotações que fiz durante o curso de tomada de decisão por consenso, realizado por Orlando Balbás na Morada da Floresta, em junho/2007 e inclui anotações feitas durante o curso Educação Gaia.

Iniciamos com a apresentação do grupo: nome e o que comeu no café da manhã (todos tem algo a falar e é algo que não representa a pessoa em todos os momentos – é o hoje, assim como qualquer coisa).

- a decisão por consenso recebe críticas de que não serve para decisões rápidas - e é verdade. O consenso depende do exercício de todos, é para refletir e isso pode levar tempo, as vezes 3 ou 4 reuniões.

- ninguém está errado

- consenso é algo que vai além da mente, da lógica; é preciso sentir.

- o consenso está a serviço do grupo, e não ao contrário

Tipos de tomada de decisão que existem no planeta:

- autocrático (uma pessoa decide sobre os outros, sem consultar. Pode ser útil em emergências, quando não há tempo, em crise)
- autocrático da maioria
- consultivo ( busca informações com outras pessoas, pode ser empoderador ou não; pode ser um processo do autocrático para o democrático)
- oligarquia
- minoria (grupo menor decide pelos demais. Funciona em questões técnicas, com experts; ou, por exemplos, em trilhas que o mais lento coloca o ritmo do grupo)
- maioria/democracia simples (decisão através do maior número de pessoas que votam a favor, porém, permanece grande número de pessoas contra).
- democracia profunda (70% no mínimo de votos a favor). É o tipo escolhido em Findhorn – atualmente com 1200 moradores – onde 70% aprovam por consenso
e os 30% restantes tem acordo de minoria leal, não vão prejudicar a decisão. O consenso também pode ser chamado de democracia profunda.
- consenso – todas as pessoas do grupo são ouvidas. Consentir é permitir que a proposta seja desdobrada no mundo. Inclui distribuição de poder. Processo demorado, mas execução rápida.

Valores que embasam a decisão por consenso: respeito, cooperação, criatividade, honestidade, poder e responsabilidade compartilhados. Grande senso de compromisso.

Consenso não significa unanimidade (onde há diversidade não há unanimidade) e nem que todos concordam.

Grupos que praticam o consenso:
Tribos indígenas - vêem o círculo e a escuta como manifestações de respeito pela palavra de todos.

Quakers – integrantes do grupo Sociedade Religiosa dos Amigos fugiram da Inglaterra no século XVII para os EUA para terem sua religião. Eles acreditam que Deus mora em cada um e, por isso, a verdade mora em cada um de nós. Esse grupo tem história de mais de 300 anos de consenso.

Na década de 70/80 comunidades formadas no mundo que procuravam formas de decisões diferentes, juntaram os Quakers e as tribos indígenas e fizeram o Consenso.

Seis elementos básicos do Consenso
1) disposição de dividir o poder
2) objetivo em comum: todos precisam estar olhando para o mesmo lugar. A diversidade pode ajudar ou atrapalhar (exemplo das plantas – algumas ficam bem juntas, outras se atrapalham e outras tanto faz). Nesse caso, a diversidade existe, mas todos olham para a mesma intenção (visão do grupo)
3) conhecer o consenso e confiar nesse processo – compromisso claro com o processo de consenso - todas as pessoas do grupo precisam conhecer o que é e como ocorre o processo de consenso para saber de seu poder (pois o consenso dá poder para as pessoas). Se o grupo coloca mais importância nos resultados do que no processo, não use o consenso.
4) Pauta sólida – clara e concreta
5) Facilitação eficiente
6) A necessidade de tomar decisões – se não for decidir algo, não use consenso. Decisões – determinar ações.

Outros elementos importantes:

-participação física – relacionamentos humanos são feitos de presenças, energias que fazem a diferença
- tempo suficiente – senão pode esquecer o processo e ficar no resultado
- disposição de abandonar posições pessoais – pode causar sofrimentos. Paradoxo pessoal/coletivo
- confiança – o consenso é uma prática que pode gerar confiança. O grupo pode vivenciar um processo baseado na confiança.
- socializar pensamentos, compartilhar
- feedback – possibilidade de praticar o feedback com as pessoas do grupo, contar o que admira na pessoa e qual o desafio.

(após o intervalo, Orlando fez a pergunta: “o que é aquilo que sabem com total certeza?” – e assim, após um silêncio, algumas respostas: sei o meu tipo sanguíneo!
Agora que já sabemos o que sabemos com certeza, vamos continuar).

PROCEDIMENTO

- nunca se vota em consenso, por exemplo, “levantem a mão quem concorda”. As propostas são levadas ao grupo por uma pauta, as pessoas trocam informações.

- a proposta entra no grupo e começa a discutir-se/ troca de idéias, que pode durar um minuto, 2 horas ou vários dias. Chega um ponto em que o grupo está pronto para tomar a decisão - o facilitador pode notar as pessoas começarem a falar a mesma coisa e repetir com outras palavras. O facilitador fala a proposta do grupo usando suas palavras e o grupo fala se está pronto para a decisão.

- o facilitador pergunta “estamos prontos para decidir?” e fica atento a linguagem corporal das pessoas do grupo. Pode medir a temperatura do grupo, as pessoas sinalizam com o polegar para cima (sim), para baixo (não) ou para o lado (mais ou menos). Atenção, essa etapa não é votação, apenas se verifica se o grupo está se decidindo para uma opção em comum. Se sim, ele pode perguntar “alguém vai ficar chateado se essa decisão for tomada?” ou “alguém vai ficar bravo ou chateado se for decidido isso?” ou “alguém não vai conseguir viver com essa decisão?”.

Opções:
- afastar-se: estar a parte. A pessoa pode afastar-se da decisão por motivos pessoais, mas deixa o grupo a vontade para tomar suas decisões. Dependendo do número de integrantes do grupo, se 2 pessoas se afastam, é bom pensar se vale a pena decidir nesse momento. A proposta pode precisar de mais discussão. O nome da pessoa que se afasta é anotado nas memórias; quem se afasta não se responsabiliza pela implementação da proposta, mas não a prejudica.

- bloquear: se ninguém se afasta, o facilitador pergunta: “Alguém bloqueia essa decisão?”. Se alguém bloquear, o processo pára, a decisão é barrada. A proposta deve ser modificada e discutida novamente. Nesse caso, é interessante adiar o momento da decisão e deixar para outra reunião. O bloqueio ocorre quando a decisão vai interferir na integridade do grupo. Não pode ser por motivos pessoais. Bloqueia-se por princípios explicitamente compartilhados pelo grupo. É quando fere os princípios do grupo. O bloqueio é o extremo. Acontece uma ou duas vezes na vida da comunidade. Bloquear é intuição da alma. Quem bloqueia precisa explicar; quem se afasta, não. Durante a discussão da proposta a pessoa já tem que explicitar seus motivos contra e não só na hora do bloqueio. Por isso as perguntas acima ajudam para medir a temperatura do grupo.

- dar consentimento: após a pergunta do facilitador “alguém não vai conseguir viver com essa decisão?”, o silêncio significa consentir/dar consentimento.

A missão e a visão do grupo devem sempre refletir o grupo. O grupo deve ter maturidade para enxergar que mudou e rever a sua missão e visão.

O facilitador é o guardião do processo, não do conteúdo, ele não está interessado em determinado resultado; deve ser imparcial.

Consenso puro: é quando se dá o poder para cada membro do grupo bloquear, indistintamente.
Consenso menos um: se uma pessoa bloquear, a decisão passa. Precisa refletir se é sempre a mesma pessoa que bloqueia (rever objetivos em comum).
Consenso com respaldo: se procura utilizar uma maioria (90 ou 95%) para se respaldar.

O consenso é um processo educativo. No consenso, o guardião das memórias escreve com as mesmas palavras o que foi decidido.

Acordos básicos:
- regras de comportamento/conduta durante as reuniões: dependem da cultura do grupo. Exemplos: não se fala em nome de outra pessoa; não se fala de quem não está presente; desligar celulares; pontualidade.
No início de cada reunião o facilitador apresenta os acordos básicos feitos pelo grupo e pergunta se há algum acréscimo, substituição ou retirada de algum dos acordos.

O(A) FACILITADOR(A)
- facilitador é o guardião do processo; é catalisador
- facilitador (a): é totalmente imparcial. Não pode dar opinião sobre nenhum ponto da pauta; cuidar inclusive da postura corporal, olhares e outros que poderiam expressar alguma opinião; não dar as costas para alguém do grupo. Para aceitar facilitar um grupo, é preciso sentir carinho pelo grupo. O facilitador reflete sobre as necessidades do grupo; se pergunta o que ele pode fazer para ajudar o grupo.
O facilitador participa da elaboração da pauta. A capacidade de resumir faz parte das qualidades do facilitador. Se dirige ao grupo: “é isto?” para não impor; ele pergunta sempre e raramente afirma. “Há algo novo?”, “estamos prontos para continuar? Todos estão sendo ouvidos? Todos entenderam o que ele falou? Tem alguém que quer dizer algo que não foi dito?”.
O facilitador deve insistir na clareza do que está falando. “Eu entendi tal coisa, foi isso que você falou? Não? Então, por favor, repita, explique de novo”.
Geralmente o facilitador limita o número de intervenções de cada um (pode ser dado determinado número de feijões para cada um – cada vez que a pessoa fala, coloca um de seus grãos na mesa). Um limite de vezes para cada pessoa se manifestar durante a reunião pode ser útil ou não. Verifica se está havendo repetições. Raramente limita o tempo. Retoma a palavra quando a pessoa começa a repetir.
O facilitador deve observar quais pessoas querem falar. É importante estar centrado, ter alguma prática que ajude nisso (arte marcial, espiritualidade, meditação etc).

É possível se facilitador e participar da reunião? É possível e impossível. Como tem que ser imparcial, não pode dar opinião pessoal. Ás vezes precisa dar opinião porque faz parte do grupo. Nesses casos, o facilitador fala “nesse ponto, eu quero opinar” e outro do grupo pega a função de facilitador. Quando esse ponto acabar, o facilitador volta na função. É muito importante, enquanto facilitador, não dar opinião. Um dos motivos é que o ranking do facilitador é alto dentro do grupo e poderia manipular, mesmo inconscientemente, a opinião do grupo.

FUNÇÕES DO FACILITADOR:

- prepara o lugar da reunião, traz todo material necessário, verifica se algum ponto precisa de equipamento especial, se está disponível o equipamento. Ele pode mudar o local da reunião, por exemplo, se o local não está confortável, tem ruído, sem boas cadeiras as pessoas podem ficar cansadas mais cedo; pensa no bem estar.

- cria ambiente de segurança e confiança na reunião do grupo. Pode ter pessoas tímidas ou que tem receio de falar, por ter outras pessoas que falam mais ou porque tem brigas etc. O facilitador vai criar ambiente para essas pessoas falarem. Ás vezes tem que agir de modo firme. Exemplo: em determinada reunião, uma pessoa começou acusar a outra e gritar; o outro encolheu e este, cresceu. O facilitador não fez nada e a reunião teve que acabar. A opção seria caminhar em direção a pessoa que gritava; se necessário, pode dar um “hey” (falar alto) para despertar a pessoa. Geralmente o facilitador fica ao redor do círculo, para ver a todos. Só vai para o centro nesses casos. Em caso de conflito, o facilitador expõe o conflito e pode sugerir: “a gente quer tratar esse conflito agora, ou podemos continuar?” – o facilitador deve contar ao grupo o que está acontecendo. Pode sugerir, nunca se impor. Se o facilitador não souber resolver o conflito, deve falar que não sabe o que fazer. Se metade do grupo quer continuar a discussão e a outra metade não, o facilitador deve ser mais firme, tomar o poder/função que o grupo lhe deu. Pode falar “levantem-se todo mundo, de pé, vamos fazer um minuto de silêncio”. E então volta a questão: “o que vamos fazer? O que está acontecendo?”

- participação eqüitativa – faz com que todos participem. Dar a voz a alguém que não falou ainda, mesmo que seja a vez de alguém que já falou. Eqüitativa não é igual a igualdade, pois é natural que uns falem mais que outros, porque sabem mais a respeito e precisam informar o grupo ou algo que afeta mais uns do que outros.

- manter o foco no assunto (tema da proposta): o facilitador ajuda nesse processo continuamente fazendo perguntas.

- resume idéias faladas e verifica se há acordo. Depois que se discute, resume a proposta e pergunta se há acordo/consenso. Se o facilitador perder o foco/concentração precisa ser honesto para perguntar ao grupo “pessoal, em que ponto estamos?”. Pode também, em raras vezes, perguntar “quem concorda com essa idéia, levanta a mão e quem concorda com essa outra idéia, levanta a mão” para sentir a tendência do grupo (não é votação, pois não decide, apenas demonstra tendência).
- se um ponto suscita muitas idéias, pode-se usar a “chuva de idéias” (brainstorm) e alguém que escreve rápido anota essas idéias, o facilitador pode auxiliar. Se muitas pessoas começam a falar, melhor não diminuir o ritmo, porque as pessoas podem perder as idéias se não falarem na hora. Anotar e depois categorizar em grupos semelhantes até chegar a 3 ou 4 ideias e o grupo decide entre essas. Usa-se essa estratégia quando o grupo não sabe a resposta ao ponto e podem ter muitas respostas. Não é bom usar quando tem pessoas tímidas, que falam pouco ou quando tem pessoas que falam muito mais que outros; então pode-se dividir em vários grupos menores e depois reagrupar as idéias.

- o facilitador abre e fecha a reunião – são pontos importantes, rituais. Ajuda as pessoas na abertura (deixar o mundo lá fora para entram em outro ambiente, o da reunião). Cada grupo faz isso de maneira diferentes, cantam, dançam, oram, etc. E fecha para liberar para o mundo de fora.

- verifica as atividades de seguimento das atividades. Depois que uma decisão é tomada, encaminha para quem, quando e como executar, se pessoas ou grupos de trabalho.

CARACTERÍSTICAS DE UM BOM FACILITADOR:

- não pode se facilitador pessoas com poder no grupo (chefes, líderes, etc)
- o grupo escolhe o facilitador e pode afasta-lo se notar que ele está atrapalhando.
- boa memória
- lógica – identifica as partes de um todo
- intuição – faz conexões que não são lógicas
- equilíbrio emocional – não trazer mais emoções ao grupo. Muitos conflitos podem surgir e é necessário manter equilíbrio
- energia física
- bom humor – o sorriso do facilitador, positividade
- paciência e flexibilidade – a reunião pode durar horas ou dias
- o facilitador tem que se sentir confortável dentro do grupo (está ligado ao equilíbrio emocional)
- o facilitador não pode insistir para que o grupo tome um caminho determinado, apenas sugere.
- não pode confessar que o grupo é difícil de facilitar, pois isso pode piorar a situação
Dicas: nunca apontar as pessoas com os dedos das mãos – faça o gesto com a mão (palma virada para cima).

PAUTA:
Uma boa pauta segue um fluxo de onda em que:
- o 1° ponto/item é curto e leve;
- o 2° ponto é médio (não gera muita discussão, emocionalidade);
- o 3° ponto é o mais forte, vai gerar muita discussão, emocionalidade;
- 4° ponto – tempo para descanso/intervalo;
- 5° ponto – são anúncios (ajuda a relaxar);
- 6° ponto - assunto de médio impacto no grupo;
- 7° ponto – assunto leve.
Se tiverem mais pontos a serem tratados, segue na mesma ordem.

Anúncios: não tem nada a ver com a pauta. É como uma propaganda de 30”. Exemplo: festa em casa ás 20h; curso de Águas de terça a sexta-feira, das 8h as 12h.
Podem ter vários momentos para anúncios. São coringas colocados em pontos estratégicos para relaxar.

Informes: tem a ver com a pauta. Relatório de algum Grupo de Trabalho para informar o grupo sobre algo que está acontecendo (Os grupos mais eficientes delegam decisões em grupos de trabalho).


TIPOS DE PROPOSTAS PARA A PAUTA:
Os assuntos trazidos para pauta podem ser:

- introdutórios – o assunto vai ser colocado, mas não vai chegar a decisão nesse momento por ser um assunto que precisa ser estudado, pensado, discutido mais vezes. Se no meio do ponto introdutório as pessoas querem discutir o assunto, o facilitador deve perguntar e auxiliar o grupo “queremos discutir isso agora? A pauta era de 2h e talvez passe para 2h30 ou outros assuntos devem ter o tempo diminuído”

- discussão – é um ponto que precisa ser discutido, mas não precisa ser decidido nessa reunião. Pode ter sido um assunto introduzido em outra reunião ou não.

- decisão – o grupo precisa decidir isso hoje.

Uma proposta é aquilo (idéia) que inicia o processo de consenso, algo que o grupo precisa saber/decidir para melhorar o grupo, a vida do grupo. Uma boa proposta se parece com um projeto. A pessoa que traz a proposta, tras todas as informações que o grupo precisa saber para decidir. As propostas introdutórias podem ser mais simples, para as pessoas poderem pensar e trazerem mais idéias. As propostas têm que fazer as pessoas se apaixonarem pelo assunto.
Importante: a pessoa que coloca a proposta é responsável por ela (patrocinador da proposta)

Fichas (cartões de papel para anotações):
São úteis na vida do facilitador. Ao invés de numerar a pauta, faz fichas. Anota idéias, próximas reuniões. Pode usar recurso multimídia.

Check-in
Pode ser utilizado para as pessoas se conhecerem, se espelharem. Proporciona empoderamento com a fala, compartilhamento, confiança e alguma intimidade. Auxilia para a reunião fluir melhor e para todos poderem se expressar. Pode ser utilizada Investigação Apreciativa.

GUARDIÃO DAS MEMÓRIAS
É a pessoa que anota as decisões com as mesmas palavras que foram ditas. Anota os eventos mais importantes. Se alguém se afasta ou bloqueia, anotar o porquê e o nome da pessoa. As memórias devem ficar acessíveis à todos os participantes do grupo, pois as pessoas esquecem, então servem para lembrar o que foi decidido. É o mesmo que Ata.
Alguns grupos fazem todos ler o que foi escrito e assinar em baixo.
Importante: tem que anotar as decisões do jeito exato que foram faladas. O resto pode ser resumido.
As memórias estão também relacionadas com a parte legal das instituições.
Atenção: o guardião das memórias geralmente faz parte do grupo, então ás vezes presta atenção na discussão e se esquece de escrever. O facilitador deve auxiliar, perguntando: “você escreveu isso?”.

GUARDIÃO DO TEMPO
É a pessoa que está com o relógio e fica atento com os horários da pauta. Tem que ficar conectado com o facilitador. Por exemplo: o facilitador fala “você me avisa5 minutos antes de acabar o tempo deste assunto”. O facilitador se perceber que o grupo vai se estender no tempo, pergunta: “estenderemos o tempo, precisamos de mais tempo para esse assunto? Se sim, de onde vamos tirar esse tempo/ manejar com o horário de outros assuntos?
Nem o guardião do tempo e nem o facilitador tem o direito de falar que o tempo acabou. Sempre o grupo que decide. O facilitador coloca o que está acontecendo e o que poderia acontecer se o tempo se estender, por exemplo, tal pessoa precisa sair ás 14h, etc.

PLANEJADOR DA PAUTA
Uma ou mais pessoas encarregadas de construir a pauta (organizar a ordem dos assuntos – vide item PAUTA - informes etc). Caso precise escolher o conteúdo da pauta, retirar assuntos por falta de tempo, o grupo decide junto. Pode ser o facilitador ou outra pessoa.
O caos ás vezes é decorrente da falta total de planejamento. Atentar entre o importante x urgente. Ás vezes o importante se torna urgente porque se esqueceu de fazer.
Construir a pauta é de grande responsabilidade.

A reunião começa quando não há mais propostas e se inicia a pauta.

A cada 90 minutos, dar descanso. Depende do que está sendo falado, da energia do grupo. Alguns falam que o facilitador não deveria permitir que o grupo continuasse depois de 90 minutos. Isso depende de fatores culturais do grupo.

ESCRIVÃO
É a pessoa que ajuda o facilitador a escrever as idéias importantes que surgem durante a reunião (em lousa, flip chart). O facilitador precisa ficar olhando para o grupo, medindo a temperatura. O escrivão pode participar da reunião. Escreve com as palavras que foram ditas, escreve ideias que surgem.

CONFLITOS
Durante o consenso podem aparecer conflitos e o facilitador deve colocar ao grupo que está acontecendo conflito “e então vamos resolver isso agora?”
Conflito é o encontro das diferenças.

Conflito e níveis de desenvolvimento humano:
1) criança – alguém resolve os conflitos pela pessoa
2) resolução de conflitos – a pessoa TEM que resolver, pois conflito é o caos para a pessoa. A pessoa escolhe resolver ou colocar debaixo do tapete e olhar para outro lado.
3) transformação de conflitos – não precisam ser resolvidos, são aprendizados. São ferramentas de crescimento pessoal e do grupo. O conflito é um amigo que bate à porta e diz que temos algo a ver ou mudar.

Consenso não é uma boa ferramenta para resolver conflitos. A ferramenta para resolver o conflito depende do nível que os grupos estão. Pode ser utilizado o feedback, investigação apreciativa, fórum; são meios de resolver os conflitos.

A paz não é ausência de conflitos e sim a capacidade de lidar com eles em paz. A guerra é lidar com conflitos na violência.

A semente da mudança está no conflito, é o convite para mobilizar/sair da zona de conforto – e gera crescimento.
No design social que se sustenta, não se evita conflito – amplifique, faça ele ficar mais evidente, abra mais, para ter maior porosidade.
Não tentar resolver logo, pois cada um precisa do seu tempo.
Ver no conflito uma oportunidade, não um distúrbio.

Outras referências:
- um post do pessoal da Ecovila Clareando, onde citam Bea Briggs (Introdução ao consenso)
- Comunicação não-violenta